Team Kami

Carta Fungsi

Ketua Unit

1. Mengetuai hala tuju sistem jaminan kualiti institusi

2. Menyelaras dasar, perancangan dan pemantauan kualiti

3. Membuat keputusan strategik berkaitan kualiti & pematuhan

4. Membangunkan, menyelaras serta mengemas kini garis panduan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) dari masa ke semasa.

5. Memantau tugasan semua pegawai di bawah unit.

6. Melapor kepada Pengurusan Tertinggi

7. Melaksanakan lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah Akademik dari masa ke semasa.

Setiausaha

1. Pengurusan fail, minit mesyuarat & surat-menyurat Mesyuarat Pengurusan

2. Mengemaskini Carta Organisasi dan Carta Fungsi di semua platform.

3. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua dari semasa ke semasa.

Pegawai Perancangan Strategik

1. Menguruskan dan memantau penyediaan Pelan Strategik dan Pelan Tindakan selaras dengan hala tuju organisasi.

2. Menguruskan dan memantau Kajian Semula Pengurusan (KSP) di peringkat Politeknik Nilai.

3. Menyelaras dan memantau pembangunan serta pengemaskinian dashboard prestasi.

4. Menyediakan slaid pembentangan standard bagi tujuan pelaporan dan mesyuarat rasmi.

5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua dari semasa ke semasa.

Pegawai Prestasi & KPI

1. Menyelaras laporan mengikut takwim Politeknik kepada pihak pengurusan.

2. Menyelaras, memantau dan mengemaskini rekod pencapaian Key Performance Indicator (KPI) PNS di dalam sistem PERSISTS secara berkala.

3. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua dari semasa ke semasa.

  Pegawai Akreditasi

1. Menguruskan urusan berkaitan rekod akreditasi program pengajian, pematuhan kepada standard dan sebagainya.

2. Menguruskan semua urusan perhubungan dan penyampaian maklumat dengan pihak badan akreditasi berkaitan (MQA, ETAC & TTAC) serta pihak- pihak dalaman PNS.

3. Menguruskan urusan bayaran berkaitan fi akreditasi (Permohonan Akreditasi Sementara / Penuh / Pematuhan dan fi-fi lain di bawah OS52).

4. Menguruskan keperluan OS29 bagi tujuan perbelanjaan berkaitan Lawatan Penilaian Akreditasi/ Mock Audit.

5. Menguruskan lain-lain urusan berkaitan dengan aspek akreditasi mengikut keperluan.

6. Mengurusetiakan semua mesyuarat yang berkaitan akreditasi antara pihak dalaman PNS dan pihak luar PNS.

7. Memberi maklumbalas dan hebahan mengenai perkembangan, pencapaian proses dan hasil akreditasi kepada pihak pengurusan dan warga PNS.

8. Membuat laporan dan pemantauan aktiviti akreditasi dari masa ke semasa.

9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua dari semasa ke semasa.

Pegawai Kualiti

1. Penyelarasan pelantikan dan pemantauan Penyelaras Kualiti Jabatan.

2. Merancang, meyebarluas dan melaksanakan aktiviti berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) di peringkat Politeknik Nilai.

3. Mengawal selia pengurusan dokumen kualiti, termasuk pengedaran dan penggunaan dokumen terkawal yang terkini di jabatan/unit.

4. Mengurusetiakan mesyuarat berkaitan audit-audit/ pemantauan dari masa ke semasa (Audit Kepunyaan & Keserakanan, Audit AP308/ AP309, Audit Sumber Manusia dll).

5. Mengurusetia proses Audit Dalaman dan Audit Luaran (SIRIM) di peringkat PNS.

6. Mengurusetiakan kursus, taklimat atau bengkel berkaitan pelaksanaan SPK kepada staf, penyelaras kualiti jabatan, dan pelajar.

7. Menyelaraskan takwim Unit.

8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua dari semasa ke semasa.

  Pegawai Dokumentasi

1. Bertanggungjawab terhadap Prosedur Kawalan Rekod (PNS - PQ-03)

2. Mengawalselia proses pindaan prosedur kerja dan arahan kerja

3. Mengemaskini dan merekod dokumen yang telah dipinda dalam platform yang digunakan.

4. Merekod Rekod Semakan dokumen prosedur kualiti

5. Menyediakan Senarai Induk Dokumen Kualiti

6. Mengemaskini Senarai Induk Rekod Kualiti

7. Mengkodkan borang-borang kualiti mengikut pelaksanaan sistem kualiti.

Ketua Jawatankuasa Pengurusan Risiko

1. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan Prosedur Tindakan Pembetulan (PNS-PQ-05) di peringkat institusi.

2. Mengenalpasti isu-isu dalaman dan luaran yang terlibat

3. Memastikan keseluruhan proses pengurusan risiko berjalan lancar.

4. Mengenalpasti strategi menangani risiko dan menyemak aktiviti mitigasi yang disediakan di peringkat unit/ jabatan.

5. Memberi khidmat sokongan untuk memastikan pelaksanaan pengurusan risiko dan peluang di peringkat unit/ jabatan.

6. Menetapkan kategori dan skop pengurusan risiko dan peluang.

7. Bertindak sebagai sekretariat mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Risiko peringkat PNS.

8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua dari semasa ke semasa.

Pengurus Risko

1. Menyelaras pendaftaran risiko di peringkat unit/ jabatan.

2. Menyelaras pelaksanaan pelan risiko di peringkat unit/ jabatan.

3. Memastikan fail dan rekod berkaitan risiko sentiasa dikemaskini dan senang diakses.

4. Membuat analisis pelan risiko berdasarkan data keberkesanan tindakan.

5. Menetapkan kategori dan skop pengurusan risiko dan peluang.

6. Menguruskan taklimat/bengkel Pengurusan Risiko.

7.  Menyediakan Dashboard Risiko PNS.

8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua dari semasa ke semasa

  Ketua Audit Dalaman

1. Melaksanakan pemilihan juruaudit  dalaman dan membuat pembahagian tugas.

2. Bertindak sebagai ketua juruaudit dan mengetuai proses audit dalaman.

3. Menyediakan laporan audit dalaman untuk dibentangkan kepada pengurusan.

4. Memastikan kesemua tindakan pembetulan telah dilaksanakan dan diselesaikan dalam waktu yang ditetapkan.

5. Memastikan semua Auditor Dalaman mempunyai sijil kelayakan.

6. Melaksanakan lain-lain tugas yang diarahkan oleh Ketua dari masa ke semasa.

Penyelaras Kurikulum

1. Memastikan silibus yang digunapakai di Politeknik Nilai adalah yang terkini.

2. Memuat turun silibus dari CIDOS untuk kegunaan semua jabatan akademik.

3. Menyediakan dan mengemaskini poster hebahan berkaitan permohonan silibus kepada alumni Politeknik Nilai.

4. Mengurus permohonan silibus bagi tujuan pindahan kredit ke IPTA/IPTS.

5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua dari semasa ke semasa.

Pegawai Tindakan Pembetulan & Penambahbaikan Kualiti

1. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan Prosedur Tindakan Pembetulan (PNS-PQ-04) di peringkat institusi.

2. Menyelaras proses tindakan pembetulan terhadap ketidakpatuhan kualiti secara efektif dan sistematik.

3. Mengemaskini Borang Tindakan Pembetulan dan Prosedur 2P.

4. Menyediakan dan mengemaskini rekod tindakan pembetulan berdasarkan ketidakpatuhan yang telah direkodkan.

5. Mengumpulkan salinan laporan tindakan pembetulan/penambahbaikan untuk diserahkan kepada Unit Jaminan Kualiti.

  Penyelaras Kualiti Jabatan

1. Menyampaikan taklimat persediaan Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) pada awal semester.

2. Memuat naik silibus ke dalam sistem SPMP.

3. Memastikan prosedur Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) yang terkini digunapakai.

4. Membantu mengawal selia pengurusan dokumen kualiti, termasuk pengedaran dan penggunaan dokumen terkawal yang terkini di jabatan.

5. Membantu mengurusetiakan pelaksanaan Audit Dalaman dan Audit Luaran (SIRIM) di peringkat Politeknik Nilai.

6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua dari semasa ke semasa.

Penyelaras Akreditasi

1. Membantu Pegawai Akreditasi dalam urusan berkaitan aspek akreditasi

2. Menyelaras urusan perhubungan dan penyampaian maklumat daripada Pegawai Akreditasi dengan jabatan

3. Membantu Pegawai Akreditasi dalam urusan bayaran perbelanjaan berkaitan akreditasi

4. Membantu Ketua Program dalam penyediaan dokumen SRR / SAR

5. Menyelaras persediaan lawatan audit akreditasi di peringkat jabatan